Checkliste Unterlagen für den Immobilienverkauf: Was Makler je Objekt brauchen

Drei Arten von Unterlagen

Es lohnt sich, die Liste nach Verbindlichkeit zu ordnen, damit du weißt, was nicht fehlen darf und was nur hilft.

• Gesetzlich vorgesehen: Gesetz oder Verordnung sieht die Unterlage oder Handlung für diesen Fall vor.
• Regelmäßig erforderlich: In der Praxis fast immer nötig, aber keine gesetzliche Pflicht in dieser Form.
• Situationsabhängig: Nur nötig, wenn eine Besonderheit vorliegt, etwa Erbbaurecht oder Vermietung.

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine Orientierung, Stand Oktober 2026, und nicht juristisch geprüft. Anforderungen unterscheiden sich nach Bundesland, Objekt und Auftrag. Bitte prüfe den aktuellen Rechtsstand.

Gesetzlich vorgesehen

• Energieausweis: Beim Verkauf und bei der Vermietung von Gebäuden ist er dem Interessenten rechtzeitig vorzulegen, spätestens bei der Besichtigung, mit Ausnahmen etwa bei Baudenkmälern (Gebäudeenergiegesetz, Vorlagepflicht in § 80). Liegt ein Energieausweis vor, gehören Pflichtangaben in die Immobilienanzeige (§ 87).
• Identifizierung der Vertragspartei: Immobilienmakler gehören zu den Verpflichteten nach dem Geldwäschegesetz (§ 2 und § 10). Beim Verkauf gehören Ausweisdokumentation und die Frage nach dem wirtschaftlich Berechtigten dazu. Bei der Vermietung greifen die Sorgfaltspflichten ab einer monatlichen Nettokaltmiete von 10.000 Euro, bei Verdacht auch darunter.
• Maklervertrag in Textform bei Verträgen über den Kauf einer Wohnung oder eines Einfamilienhauses (BGB § 656a), dazu die Widerrufsbelehrung, wenn der Auftraggeber Verbraucher ist (BGB § 312g).
• Datenschutzhinweise für Eigentümer und Interessenten (DSGVO Art. 13).

Regelmäßig erforderlich

Für fast jedes Verkaufsobjekt gehören dazu:

• Unterschriebener Maklervertrag mit Umfang, Laufzeit und Provision
• Nachweis der Eigentümerstellung: aktueller Grundbuchauszug, den du in der Regel nur mit Vollmacht des Eigentümers bekommst, plus Ausweis
• Grundrisse, Flächenberechnung mit Angabe der Berechnungsgrundlage, Flurkarte oder Lageplan
• Angaben zu Baujahr, Modernisierungen und Instandhaltung mit Belegen
• Freigabe von Exposé, Fotos und Preis durch den Eigentümer
• Grundsteuerbescheid, Gebäudeversicherung und eine Aufstellung der laufenden Kosten

Bei Eigentumswohnungen kommen die Unterlagen der Gemeinschaft dazu: Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung, Protokolle der Eigentümerversammlungen (üblich sind die letzten drei Jahre), Wirtschaftsplan und letzte Jahresabrechnung, Stand der Erhaltungsrücklage, Beschluss-Sammlung und eine schriftliche Auskunft des Verwalters zu Sonderumlagen und geplanten Sanierungen. Gerade die Beschlüsse der Gemeinschaft beeinflussen Preis und Kaufentscheidung stark.

Situationsabhängig

• Vermietet: Mietverträge, Mieterliste, Nebenkostenabrechnungen der letzten Jahre.
• Erbbaurecht: Erbbaurechtsvertrag mit Erbbauzins und Restlaufzeit, Zustimmung des Grundstückseigentümers klären.
• Denkmalschutz: Auflagen, Genehmigungen und Förderbescheide.
• Mehrere Eigentümer oder Erbengemeinschaft: Erbschein oder Testament mit Eröffnungsniederschrift, Vollmachten, Zustimmung aller Beteiligten.
• Photovoltaik oder Solarthermie: Anlagenpass, Einspeisevertrag, Wartungsnachweise.
• Grundstücke und Häuser: Auszug aus dem Baulastenverzeichnis (nicht jedes Bundesland führt eines), Baugenehmigung mit Bauzeichnungen, Bescheinigung zu Erschließungsbeiträgen, bei Grundstücken Bebauungsplan und Altlastenauskunft.

So gehst du vor

1. Erstelle die Liste, bevor du das Objekt inserierst, nicht erst, wenn der Käufer fragt.
2. Fordere beim Eigentümer alles auf einmal an, mit einer Frist und einer klaren Liste. Ein einzelner, vollständiger Anforderungstext ist wirksamer als zehn Nachfragen.
3. Halte Status und Fristen je Unterlage fest und gehe die Liste wöchentlich durch.
4. Prüfe, was du selbst besorgen kannst, etwa Flurkarte oder Auszüge bei der Gemeinde, und wer das bezahlt.

Ein Anforderungstext an den Eigentümer als Vorlage

Statt Unterlagen einzeln nachzufragen, schickst du einmal eine vollständige Liste mit Frist. Ein Beispiel für den Aufbau:

Hinweis: Guten Tag, für die Vermarktung Ihres Objekts benötige ich von Ihnen noch folgende Unterlagen: Grundbuchauszug oder Vollmacht dafür, Grundrisse, Energieausweis, Protokolle der letzten drei Eigentümerversammlungen, Wirtschaftsplan und letzte Jahresabrechnung. Bitte schicken Sie mir die Dokumente bis zum 15. des Monats. Was Sie nicht vorliegen haben, nennen Sie mir kurz, dann kläre ich die Beschaffung. Freundliche Grüße

Der Text ist ein Beispiel. Passe die Liste an dein Objekt an und führe sie mit Status je Unterlage (offen, angefordert, vorhanden, entfällt) und Frist weiter.

Häufige Fragen

Weiterlesen

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• Objekt verkauft sich nicht: Liegt es am Preis, an der Reichweite oder am Exposé?

Die Beispielrechnungen verwenden frei gewählte Zahlen und sind keine Marktdaten. Der Beitrag ist allgemeine Information und keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung.